家庭檔案建設培訓材料

一、家庭檔案的概念

   家庭檔案，是指家庭及家庭成員在家庭生活和社會活動中形成的可歸屬個人保存備查的文字、圖表、聲像、電子、實物及其他各種形式的歷史記錄。（如：出生證明、日記、病歷、手稿、書信、作品、照片、錄音（像）帶、證件、憑據、證書、磁（光）盤、實物等資料）

    二、家庭檔案的管理

    1、管理原則。家庭檔案是維護家庭及家庭成員合法權益、經濟利益，反映家庭歷史真實面貌的重要依據，應集中存放、統一管理。

    2、家庭檔案的收集。家庭檔案的收集，是把散存在家庭成員手中及其他有關方面的具有保存價值的檔案材料相對集中并統一管理的過程。家庭檔案的收集要求：家庭檔案的收集應遵循家庭檔案的自然形成規律，保證家庭檔案的完整、準確。家庭檔案收集的范圍：各家庭可根據實際，確定本家庭檔案的收集范圍。主要有：

    寶寶康樂檔案：計劃生育材料，胎兒誕生及發育成長材料，嬰兒出生材料，嬰幼保健材料，嬰幼教育材料，嬰幼音像材料等。

    學生時代檔案：典型的學習課本、學習作業、學習成績單，畢業證等證件，學校生活的照片、錄音、錄像，升學考試材料，學習日記，師生書信，畢業紀念及同學互贈材料，擇業材料等。

    戀愛婚姻檔案：戀愛書信及照片、結婚證書、結婚照片、婚禮錄像等。

    工作成果檔案：工作日記，發表的論文及著作手稿，科研、革新、發明材料，工作照片及錄像等。

    當家理財檔案：當家理財記錄，家庭財產，購物發票，家庭參與經營和財產購置材料等。

    醫療保健檔案：病歷，身體檢查的片子，化驗單，家族病史記錄等。

    家庭歷史檔案：家族簡況、家史，父系親屬和母系親屬簡況記錄，譜牒等。

    綜合類檔案：闔家歡聚的照片，家庭成員生日錄像，有紀念意義活動的錄音、錄像，家庭大事記，家庭成員基本情況記錄等。

    3、家庭檔案的整理。家庭檔案的整理就是將處于零散狀態的家庭檔案材料，進行分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。

     A：家庭檔案的分類。就是將家庭及其成員所形成的全部檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成一定的層次和類別，使家庭檔案構成一套有機的體系。

    家庭檔案的分類方法：

    （1）基本分類法：按家庭檔案所反映的內容可把家庭檔案分為寶寶康樂類、學生時代類、戀愛婚姻類、工作成果類、當家理財類、醫療保健類、家庭歷史類、綜合類。按家庭檔案的形式可把家庭檔案分為證書類、書信類、票據類、手稿類、字畫類、病歷類、照片類、錄音帶類、錄像帶類、計算機軟盤類、綜合類。按家庭檔案所記錄的家庭成員，可把家庭檔案分為祖父(外祖父)、祖母(外祖母)、父親、母親、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹，也就是說，家庭中有多少位成員就設多少類，外加綜合類。

    （2）復合分類方法：家庭檔案數量較多的可采用家庭檔案的復合分類方法。復合分類法主要有以下幾種：

    形式－成員分類法：首先把家庭檔案材料按形式分開，然后在形式下面再分家庭成員。

    內容－成員分類法：首先把家庭檔案材料按內容分開，然后在內容下面再分家庭成員。

    形式－內容分類法：首先把家庭檔案按形式分開，然后在形式下面再分內容。

    成員－形式分類法：首先把家庭檔案材料按成員分開，然后在成員下面再分形式。

    各家庭可根據本家庭檔案特點，選用家庭檔案的基本或復合分類方法中的一種進行家庭檔案的分類。

    B：家庭檔案的排列。家庭檔案的排列包括檔案盒內檔案材料的排列和家庭檔案盒的排列。可以按時間或重要程度排列順序，通常情況下，按照家庭檔案材料形成的時間順序進行排列。可根據家庭生活實際確定檔案盒的排列順序，但應將同類檔案排列在一起。

    C：家庭檔案的編號。家庭檔案的編號是指在不同類別的檔案有序排列的基礎上，給每件檔案材料一個號碼，用以固定家庭檔案材料的位置，便于查找和利用。家庭檔案編號應按每個大類內檔案材料的排列順序，從“１”開始編流水號。

    家庭檔案數量較多的還應該給家庭檔案盒編號，家庭檔案盒的盒號，按大類從“1”開始編流水號；家庭檔案數量少的可不給家庭檔案盒編號。

    D：家庭檔案的編目。家庭檔案的編目主要包括編制家庭檔案目錄、填寫家庭檔案盒脊背標簽。（1）家庭檔案目錄的編寫：包括件號、題名、日期、頁(張)數、盒號、備注等。家庭檔案目錄按大類內檔案材料排列順序逐件編制，單獨存放。（2）家庭檔案盒脊背標簽填寫：包括家庭檔案類別、盒號。家庭檔案盒脊背內容可填寫在不干膠標簽上，然后粘貼在家庭檔案盒脊背上。

    家庭檔案數量少的可不編目。

    E：家庭檔案的裝盒。家庭檔案的裝盒是指依照家庭檔案的不同類別及其排列方法，按件號的先后順序將檔案材料裝入檔案盒。

    F：家庭檔案的保管。家庭應將家庭檔案放入家庭檔案柜或其他家具中存放。保密、隱私、貴重的家庭檔案可單獨存放。家庭應妥善保管家庭檔案，注意防火、防潮、防蟲、防光、防塵。家庭認為保管條件不具備的可將其珍貴的家庭檔案及其他檔案送所在市、區(縣、市)檔案館寄存。家庭成員可根據實際需要利用家庭檔案，用后歸放原處，防止丟失。

    4、家庭檔案的利用。涉及個人隱私的家庭檔案要經本人同意方可利用，保密、珍貴的家庭檔案應嚴格限制利用。家庭檔案所有者可以自愿向國家檔案館捐贈其家庭檔案。家庭檔案捐贈檔案館后，家庭檔案所有者對其家庭檔案享有優先利用權，并可對其家庭檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。家庭檔案的所有者有權公布自家的家庭檔案，但必須遵守國家有關規定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。家庭所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的家庭檔案，向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣的，應當經市、區(縣、市)人民政府檔案行政管理部門批準，嚴禁倒賣牟利，嚴禁賣給或者贈送給外國人。

    5、家庭檔案的管理人員。

    家庭應確定一名家庭成員負責家庭檔案的收集、整理、保管和利用。家庭檔案管理人員應掌握必要的檔案法律知識和檔案管理技能。家庭檔案管理人員應定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報家庭檔案整理情況。