檔案信息化建設培訓材料

一、檔案信息化建設的提出及發展形勢

   國家檔案局于2000年正式提出了檔案信息化概念。之后，檔案信息化建設引起了各級黨委、政府和各級各部門的高度重視，并迅速在全國各類檔案館、檔案室中蓬勃開展起來。國家和省也出臺了相應的規劃、規范和制度，開發了檔案管理軟件，許多地方將檔案信息化建設作為電子政務建設的重要內容，同步規劃，同步建設，同步實施，有效地推進了檔案信息化建設。

    各級政府在開展電子政務建設中，把檔案信息化建設與本級政府的電子政務建設一并考慮，努力實現檔案保管與開發利用的數字化、網絡化，并把電子公文歸檔管理作為電子政務建設的重要環節納入總體設計框架，探索利用統一的網絡平臺，整合檔案信息資源，最大限度地實現檔案信息資源的共享。

    2004年，《云南省人民政府辦公廳關于轉發省檔案局實施檔案工作“八項工程”加快云南檔案事業發展意見的通知》文件中，對云南省檔案“八項工程建”設中的前七項都提出了檔案信息化的明確要求，還規定2002年以后形成的檔案，各級各部門在向國家綜合檔案館移交檔案時，必須同時移交機讀目錄。

    檔案信息化是檔案工作適應經濟、社會、科技發展的必然要求，也是檔案工作發展的必然趨勢。為了實現我縣檔案工作的可持續發展，在我縣開展檔案信息化建設已是刻不容緩。

    二、什么是檔案信息化建設

    （一）、檔案信息化含義。

    以計算機數字化處理技術和網絡傳輸技術為核心，使檔案的文字、圖像、聲音等信息數字化，并超越時空界限，實現信息共享。它包括基礎業務建設和信息化兩個方面，只有對檔案實體進行規范整和管理，打好基礎，才可能真正實現檔案信息化。國家檔案局在2000年制定頒布了國家級行業標準——《歸檔文件整理規則》，省也相應出臺了《云南省電子公文歸檔管理暫行辦法》，其核心是“簡化整理、深化檢索”，目的就是適應檔案信息化的需要。新規則既適應檔案的手工管理，也適應檔案的計算機管理，走出了中檔案檔案管理從傳統模式向信息化管理轉變的一大步。

    （二）、檔案信息化建設名詞解釋與內容。

    1、數字化：就是指把檔案信息（文字、圖像、聲音等）轉換成計算機能夠識別的語言—0或1組成的二進制數形式，以計算機數字的形式存儲于計算機能夠識別的各種儲存介質之中。

    2、網絡化：由計算機和通訊設施組成的網狀結構的信息傳輸環境，使信息在廣泛時空中有序地流動。

    3、信息共享：就是打破時間和空間的界限，使任何人能夠在任何時間和空間利用不同或相同的信息。信息共享不是簡單地是獲取信息，還應包括增加知識、提高效率、提高管理水平等。信息共享只有在數字化和網絡化條件下才能做到。

    4、檔案本身的信息化：對檔案進行數字化處理和規范性整理，使檔案兼備數字性和可傳輸性。

    5、檔案本身信息化涉及到的各項業務：收集、利用、整理等圍繞檔案信息開展的工作，或者說這些工作與檔案信息直接聯系。

    6、狹義的信息化：為檔案本身信息化直接服務的工作和檔案本身信息化涉及到的各項業務 。

    （三）檔案信息化建設的三大任務。

    1、檔案信息的數字化工作。即運用數字化設備將紙質檔案轉變為計算機可識別、讀取的數字型檔案的過程，如：運用電腦將紙質檔案在OFFICE辦公軟件上進行錄入，將普通照片進行電腦掃描存入計算機硬盤等。

    2、檔案信息傳輸的網絡化。包括運用因特網和局域網等現代化網絡技術手段將數字檔案在網絡上進行傳輸以及建設檔案信息網站，實現檔案的網上查閱利用。

    3、檔案信息的數據庫建設。所謂數據庫是指各種電子數據以一定的規則排列起來所形成的數字集合。為了規范電子檔案的保存、管理，方便查閱，就需要建設相應的電子檔案數據庫。

    （四）檔案數字化工作的內容。

    一是檔案信息的數字化工作，包括目錄數據的錄入、管理與檢索；檔案信息全文數據的數字化工作、管理與檢索；多媒體數據的錄入、管理與檢索。二是檔案管理的數字化。

    1、目錄數據的錄入、管理與檢索分為案卷級和文件級。現在提倡文件級，也就是將案卷內的文件目錄進行數據化。

    2、全文數據的數字化、管理與檢索就是將檔案文件的全部信息錄入計算機，用計算機進行管理和查閱。全文數據的管理與檢索分為兩種：一種是圖像錄入（掃描方式）。圖像錄入就是通過計算機掃描儀將檔案文件以圖像的形式錄入，相當于照相，像素越高就越清晰，但占用的空間也就越多；另一種是文本錄入（鍵盤方式）。文本錄入就是將檔案文件內容和有關數據錄入計算機。兩種方式各有利弊。圖像錄入工作量小，省時省力，保持文件原貌，不出現錯誤；但由于以圖片形式存儲，不能進行文字檢索，它只能通過目錄檢索找到全文。文本錄入占用計算機的存儲空間小，存取速度快，可以直接進行全文檢索；但工作量非常大，錯誤多。工作中要盡量減少錯誤。

    3、多媒體數據的錄入、管理與檢索：運用數字化設備將各種包含圖像、聲音、文字、動畫等要素的文件進行數字化，并按照一定的歸類方法將其存儲于各種計算機能夠識別并讀取的介質當中，制定檢索方式，以方便日后的查閱利用。

    4、檔案管理的數字化：就是業務工作實現辦公自動化。為實現辦公自動化，檔案工作人員的基本任務就是提要求、編方案，把各業務工作分解細化成數據項，再根據各個數據項之間的聯系把它們鏈接起來，形成完整的業務工作流程，再交有關方面編制程序。

    做好檔案信息化建設，要對檔案進行“全控”，就是對檔案從文件的生成、運行到銷毀或作為檔案永久保存（有人將其分別稱之為文件的現行期、半現行期和非現行期三個階段）的整個生命過程進行監管和控制，實行文檔一體化管理。

    總之，檔案館信息化工作要以檔案信息的數字化為基礎，以檔案信息的網絡化傳輸為紐帶，以實現檔案信息資源的共享為目的。

    三、關于“南天”文檔一體化管理軟件

    根據國家、省、市對檔案管理現代化的要求以及目前檔案信息化發展的趨勢，運用檔案管理軟件對檔案進行管理已是檔案工作的必然內容，晚搞不如早搞，遲行不如早做。

    通過多方對比，全省統一選定了“藍天”文檔一體化管理軟件。之所以要統一檔案管理軟件，是為了確保數字檔案格式的規范性，數據的可識別性以及今后的系統的升級、維護。該檔案管理軟件是省檔案局在對多種檔案管理軟件進行對比后挑選出來的，其操作的簡便性、性能的穩定性、功能的多樣性足以滿足當前的檔案工作需要。下面作一介紹。

    （一）、“南天檔案計算機管理信息系統”特點。

    一是適用檔案管理工作，全中文界面設計，界面友好，操作簡單 ，易學易用；二是數據保密性和安全性好；三是數據著錄和收集效率高；四是內容強大的主題詞和分類碼，計算機自動輔助標引；五是文件自動歸檔，實現文檔一體化；六是自動生成各種目錄表格；七是支持模糊查詢、多級查詢，方便迅速；八是有良好擴展性、可升級性；九是自定義報表生成器，自定義界面。十是跟蹤最新的檔案發展變化，適時進行改進提高，適應新的要求。

    （二）、系統功能。

    南天檔案計算機管理信息系統共有八大模塊，分別是：收發文、數據整理、圖書資料管理、借閱利用、檔案編目、統計報表、數據管理、系統維護。各部分功能高效地結合，實現文檔一體化。特別適合于文件、檔案同時管理的人員使用，一次錄入，自動生成處理單、收發文本、銷毀目錄、歸檔文件目錄、案卷目錄等多種信息和表格。

    （三）、系統運行環境。

    1、系統操作系統運行環境： Windows9x及Windows2000 、WindowsXP、WindowsNT等環境下運行。

    2、系統硬件環境 ：對計算機的要求很低，新的軟件采取USB加密狗，更方便更安全。外設可以有打印機、掃描儀、移動硬盤、數碼相機等。

    （四）、系統的安裝。

    縣案局館專門人員負責各部門檔案軟件的安裝工作，并教授使用。軟件不能安裝在系統盤C盤上，必須安裝在其他專用分區或專門文件夾上，最好能獨立使用一個分區進行檔案管理。